YÖK, üniversiteler tarafından verilen öğrenci transkript belgelerinin (not dökümü belgesi) standart bir formda, Türkçe ve İngilizce olarak e-Devlet kapısı üzerinden dijital ortamda verilebilmesi için önemli bir çalışma başlattı. Çalışma kapsamında bazı üniversitelerin transkript örnekleri incelenip üniversiteler ile istişareler yapılarak taslak bir transkript belgesi oluşturuldu. Söz konusu taslak belge bütün üniversitelere gönderilerek ilgili üniversite yetkililerinin görüş ve önerileri alındı. YÖK’e iletilen bu öneriler doğrultusunda taslakta güncellemeler yapılarak belgeye son şekli verilerek bütün üniversitelere gönderildi.

Bu çalışmaların ardından YÖK, kendi bilgi işlem sistemi ile üniversite bilgi sisteminin uyumunun sağlanarak YÖK’ün e-devlet sistemi üzerindeki alanından “e-transkript belgesi” nin verilebilmesi için gerekli bütün veri girişlerinin bir ay içerisinde tamamlanması hususunda üniversitelere yazı yolladı.

- Üniversiteye gitmeden dijital ortamda kolayca ücretsiz olarak alınabilecek

YÖK, e-transkript belgesi çalışmalarının Ekim ayının sonuna doğru tamamlanarak Kasım ayı içerisinde öğrencilerin hizmetine sunulmasını planlıyor. Çalışma bittiğinde ülkemizdeki devlet ve vakıf bütün üniversitelerde hali hazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler, yurt içinde ve yurt dışında istedikleri her yerden dijital ortamda çok kolay ve hızlı erişim sağlayarak, e-devlet kapısı üzerinden e-transkript belgesini ücretsiz olarak alabilecekler. Önceki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript belgeleri ise üniversitelerin imkânları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar neticesinde bir müddet sonra e-devlet sistemine yüklenecek.

Hali hazırda üniversitelerde eğitim öğretim gören öğrenciler veya üniversite mezunları transkript belgelerini almak için üniversitelerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlıklarına, Fakültelerine / Enstitülerine bizzat giderek transkript başvurusu yapmakta ve üniversitelerin altyapısına bağlı olarak belgeyi en erken bir veya iki iş günü içerisinde ancak alabilmekteler.

- Öğrenci ve üniversitelere zaman ve maddi açıdan tasarruf sağlanacak

E-Transkript belgesi e-devlet kapısı üzerinden “Türkçe ve İngilizce” olarak çift dilde alınabilecek. Yabancı dilde transkripte ihtiyaç duyulması halinde çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için öğrenci ve mezunlar, transkriptlerini tercüme bürolarında para karşılığı tercüme ettirmektelerdi. Bu durum özellikle il dışından veya ülke dışından başvuru yapan öğrenci ve mezunlar için zaman ve maddi kayba yol açmakta idi. YÖK tarafından sağlanacak bu hizmet sayesinde öğrenciler tercüme masraflarından kurtulacağı gibi yatay geçiş yapması halinde e-transkript belgesine çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye giderlerinden tasarruf ederek, personel ve iş yükü masrafını azaltacak.

- E-transkript belgesi ile olası sahte belgelerin önüne geçilebilecek

E-transkript Belgesi, e-devlet kapısı üzerinden verileceği için kişi ve kurumlar açısından daha güvenli olacak. Bu sayede sahte transkript belgelerinin çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelecek. Çalışmanın tamamlanmasıyla öğrenciler internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-devlet aralığıyla barkotlu ve kare kodlu transkript belgesi alabilecek. Belgenin ibraz edildiği kurumlar ve kişiler söz konusu transkripti e-devlet üzerinden barkod numarası ile veya YÖK Mobil uygulaması ile kare kod aracılığıyla doğrulayabilecek.